¿Mi empresa necesita un ERP?

Normalmente asociamos estas siglas a algo destinado a las medianas y grandes empresas, que queda a años luz a nuestra pequeña empresa.

Pero comencemos por el principio. ¿Qué es un ERP? Para variar, en este mundo tecnológico son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning o mejor dicho Planificación de Recursos de la Empresa. Que total nos deja igual que antes. Un ERP es un software que nos permite gestionar e integrar los distintos departamentos o funciones de nuestra empresa. Esta herramienta nos permite gestionar las ventas, las compras, la fabricación, las finanzas y los recursos humanos de la empresa y compartir la información entre las distintas áreas.

Después de esta breve explicación es probable que pienses, si en mi empresa somos cuatro, yo ya controlo mis facturas con mi Excel y no tengo tiempo de liarme con estas cosas. Lo que hay que hacer es vender y facturar. Pues sí, totalmente de acuerdo en la última parte. Hay que vender y facturar.  Pero…

-          ¿Sabes lo que te conviene vender?

-          ¿Sabes cuáles son tus productos más rentables?

-          ¿Estás seguro de que estás comprando bien?

-          ¿Sabes cuánto dinero tienes en tu stock?

-          ¿Sabes lo productivos que son tus empleado?

-          ¿sabes cuánto dinero se te va al año en costes financieros?

Después de todas estas preguntas vienen las siguientes:

-          Si tuvieses productos que sabes que casi no tienen margen o incluso pierdes dinero, ¿Seguirías vendiéndolos?

-          Si dispusieses de un listado comparativo sencillo que te dijese de cada producto, donde tienes mejores condiciones, ¿Comprarías más barato?

-          Si conocieses el valor del stock que tienes, ¿Reducirías almacén innecesario y poder disponer de mayor liquidez?

-          Si supieses que con determinado empleado estás perdiendo dinero porque es improductivo, tomarías medidas para que fuese productivo?

-          Si supieses cuanta pasta se te va al año en intereses, comisiones y otros atracos bancarios, ¿Negociarías mejor con tu banco?

Si tras estas últimas preguntas, la respuesta es positiva, entonces necesitas un ERP.

Estas herramienta te permite saber lo que ganas con cada producto, lo que tienes de margen en cada factura, te permite controlar stocks máximos y mínimos para que por un lado no tengas dinero parado sin necesidad y con riesgo de depreciación o deterioro y por otro que no tengas problemas para cumplir con tus clientes. Te permite saber donde compras más caro y más barato. Puedes saber los costes de cada producto y de esta forma establecer su precio de venta para que te salga rentable.

Son solo algunos ejemplos de lo que te puede dar un software de ERP. Pero ahora me dirías… Bufff, es que yo con los ordenadores, quita, quita lo justito y me vale. Ellos y yo no nos entendemos.

Vale, de acuerdo. ¿Sabes que un buen software, si eliges bien a tu proveedor, este te lo va a instalar todo, te va a enseñar y va a estar al lado tuyo hasta que lo domines y puedas volar solo?

No compres nunca un ERP y digas, yo esto me lo instalo, en un par de días ya lo tengo funcionando y me ahorro la pasta del técnico. Está demostrado que un ERP si no se implanta por profesionales, en muy poco tiempo queda arrinconado,  el usuario considerándolo como una tomadura de pelo y volviendo al Excel.

Sí, muy bonito, pero esto me va a salir por una pasta y no están los tiempos para gastar.  Vale, ahora pongo un típico ejemplo. Si te viene alguien y te dice, mira con esta máquina vas a producir 20.000 latas a la hora en lugar de las 10.000 que fabricas con la que tienes ahora, necesitas un empleado menos, consume menos electricidad y vas a vender las latas al mismo precio, seguro que te planteas comprarla, aunque te  cueste 100.000 €. Como lo vas a amortizar en 3 años porque el coste de fabricación es muchísimo más bajo, a nada que vendas más de lo que vendes ahora te forras…

Después de pasar el de la máquina, pasa por tu oficina el pesado de los ordenadores y te dice que tiene un ERP, con el que en lugar de estar 40 horas al mes preparando presupuestos, haciendo pedidos de compra, haciendo facturas de los clientes, vas a estar 5 horas. Que con lo que él te propone, vas a ahorrarte un 5% en tus compras y vas a reducir tu stock en un 10% entre otras cosas y que para todo esto, no necesitas aumentar tus ventas para amortizar la inversión. Eso sí te va a costar la friolera de 3.000 €.

Ahora vuelvo al título de este artículo. Después de lo explicado y de estos dos casos, ¿Crees que tu empresa necesita un ERP?